¿Qué es actius?

actius es una aplicación en la nube diseñada para gestionar todas las reuniones y la documentación de una organización.

Siempre accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, actius es el nexo con tu oficina. Tendremos el contenido de la próxima reunión en cualquier momento, el acceso a toda la documentación de ese acuerdo tomado en aquella reunión de hace unos meses, incluso nos permitirá saber el estado de las diferentes líneas de trabajo creadas a partir de un acuerdo en concreto.




actius se maneja fácilmente, de forma intuitiva y con una presentación ordenada y atractiva de los temas a tratar. Esto hace de ella el recurso más eficaz y económico para el seguimiento de las decisiones en una organización compleja.

Adaptada a cualquier dispositivo móvil, para que los miembros del equipo puedan seguir la reunión con su tablet, o consultarla más tarde.

Podrás buscar por palabras de cualquier campo y en archivos adjuntos cualquier tema tratado, la localización de las decisiones tomadas con anterioridad la harás en cuestión de segundos. actius al racionalizar y organizar procesos de toma de decisión, es uno de los puntales de cara a la posible aplicación de la ISO 9001 en la empresa o institución. Para muchas de estas entidades, hasta ahora, ha sido complicado adaptarse a estándares de servicios y calidad por las propias peculiaridades de su organización..




Esquema visual de funcionamiento




1
Creación de la reunión

En primer lugar crearemos la reunión, donde especificaremos la fecha, lugar y la hora de dicha reunión. Ya podemos empezar a incluir los puntos a tratar en la convocatoria y a anexar cada uno los archivos adjuntos correspondientes.

Todos los convocados tendrán acceso a estos archivos sin necesidad de enviar correos o intercambiar pendrive.


Los asistentes podrán participar y proponer puntos a debatir.

Al disponer de herramientas para respetar la privacidad de los puntos añadidos por el usuario, cumplirás la LOPD.




2
Cerrar orden del día

Con sólo pulsar un botón la aplicación enviará un email a todos los convocados avisando de la reunión.





Cada asistente pordrá acceder al orden del día en la plataforma desde cualquier lugar y consultarán los archivos anexados.
actius controla los plazos de las convocatorias, indicándote cuando debes notificar la reunión para un total cumplimiento de los Estatutos de la entidad.




3
Inicio de sesión

Durante la sesión, podrás ir anotando las deliberaciones y acuerdos adoptados.










Podrás crear Tareas para los miembros de la organización y empleados y hacer el seguimiento de las mismas en un completo Gestor de tareas.







Esto minimiza toda la labor administrativa posterior, acelerando los procesos y los tiempos de la entidad. En momentos de dificultades hay que preparar la organización o empresa para que sea más versátil y eficaz.




4
Acta en elaboración

Una vez terminada la reunión queda terminar de redactar correctamente los acuerdos, anotar deliberaciones, afinar conceptos tratados, ... Durante este proceso podrás enviar a los asistentes emails desde la aplicación para que comprueben los puntos tratados en la misma.





Esto despeja el camino a la aprobación del acta, puesto que está a disposición de los asistentes en todo momento.




5
El acta

Una vez los asistenten hayan dado el visto bueno a la redacción final, el acta se aprueba. El acta final, con el formato de la empresa, queda almacenada y firmada electrónicamente. La labor de custodia de las mismas queda asi asegurada.
El nivel de transparencia y control de la documentación es total puesto que existirá un acta privada para los asistentes y otro acta pública donde se cuidarán los aspectos personales protegidos por la Ley de protección de Datos (LOPD).

De forma opcional el acta puede publicarse de forma automática para los asociados de la entidad en la página web corporativa..

Descarga un modelo de acta

Descarga un modelo tipo que podrás generar a través de actius